Integritetspolicy för Örebro fältrittklubb

Det är viktigt för oss att du känner dig trygg med hur Örebro fältrittklubb hanterar dina personuppgifter. Därför tycker vi det är bra att den nya dataskyddsförordningen GDPR (General Data Protection Regulation) gör det tydligare vilka rättigheter du har som medlem och samarbetspart hos oss och vilka skyldigheter vi har som förening. Syftet är att stärka din personliga integritet och särskilt din rätt till skydd av dina personuppgifter.

GDPR gäller alla företag, föreningar och organisationer inom EU, som behandlar personuppgifter. GDPR ersätter den svenska PUL – personuppgiftslagen.

Integritetspolicyns innehåll

Örebro fältrittklubb är personuppgiftsansvarig för behandlingen av de personuppgifter vi samlar in från dig.

Vi är måna om din integritet och vill vara transparenta med hur dina personuppgifter behandlas. Vår integritetspolicy behandlar följande:

I vilka sammanhang och till vad vi samlar in personuppgifter
Vilka typer av personuppgifter vi samlar in
När vi delar dina personuppgifter med andra samarbetspartners och uppdragsgivare
Dina rättigheter

För att få lagra personuppgifter krävs en rättslig grund

Avtal
Rättslig förpliktelse
Grundläggande intressen
Uppgift av allmänt intresse
Myndighetsutövning.
Intresseavvägning
Samtycke

Behandling och insamling av personuppgifter görs:

När du blir medlem i föreningen

För att vi ska kunna komma i kontakt med dig, upprätta listor med ditt namn i och/eller i övrigt kunna administrera medlemskap, ridgrupper, aktiviteter, medlemsbrev och bidrag behandlar vi nedanstående personuppgifter.

Personuppgifter som du lämnar när du tar kontakt med oss t.ex. via e-post, brev, telefon eller sociala medier:

Kontaktuppgifter såsom ditt namn och e-postadress.
Personnummer eller ålder
Postadress och telefonnummer
Hälsodata (allergier och/eller andra hälsotillstånd du upplyser oss om)
Anhörigs uppgifter för barn
Bankkonto

När vi gör utskick om klubbens aktiviteter/medlemsbrev

För att kunna sprida information om vår verksamhet upprättar vi e-postlistor.

Administration av vår verksamhet i IT-system

För att kunna administrera vår verksamhet använder vi oss av olika IT-system.

I dessa lagras och behandlas personuppgifter för att kunna administrera medlemskap, ridgrupper, aktiviter, statliga och kommunala bidrag etc.

För de system som är installerade lokalt av oss hanteras uppgifterna enbart av vår personal.

För de tjänster som består av en molntjänst överför vi personuppgifter till dessa. Då dessa uppgifter lagras hos leverantör har vi upprättat ett personuppgiftsbiträdesavta mellan Örebro fältrittklubb och leverantören.

Vi säljer eller lämnar aldrig ut dina personuppgifter vidare till tredje part.

Personuppgifter för att uppfylla skyldigheter som arbetsgivare

Vi behandlar personuppgifter för att hantera arvoden, ersättningar av olika slag samt anställning (gäller lönesystem, pensionsmyndigheten, försäkringskassan, Arbetsförmedlingen) och annan nödvändig hantering av personuppgifter för att föreningen ska kunna uppfylla sina rättsliga förpliktelser.

Personuppgifter vi samlar in är ditt namn och e-postadress
Ditt personnummer
Postadress och telefonnummer

Personuppgifter på våra sociala media-sidor

Personuppgifterna kommer enbart att användas för de ändamål som framgår av denna integitetspolicy och/eller för att fullgöra rättsliga och administrativa skyldigheter. Därefter kommer vi på ett säkert sätt att ta bort dina personuppgifter. Samma personuppgift kan dock lagras på flera olika ställen för olika ändamål. Detta innebär att vi kan komma att radera en uppgift ur ett system när den inte längre behövs där, samtidigt som uppgiften kan komma att fortsätta lagras i ett annat system om ändamålet finns kvar för just det systemet.

Hur länge lagrar vi dina personuppgifter

Vi sparar aldrig dina personuppgifter längre än vad som är nödvändigt för respektive ändamål. Personuppgifterna kommer enbart användas för de ändamål som framgår av denna integritetspolicy. Därefter kommer vi på ett säkert sätt att ta bort dina personuppgifter. Samma personuppgift kan dock lagras på flera olika ställen för olika ändamål. Detta innebär att vi kan komma att radera en uppgift ur ett system när den inte längre behövs där, samtidigt som uppgiften kan komma att fortsätta lagras i ett annat system om ändamålet finns kvar för just det systemet.

Lagring och behandling av personuppgifter i e-post

Vi hanterar personuppgifter i vår e-post. Vår e-post ser vi som ett arbetsmaterial och ett sätt att arbeta med vår dagliga hantering av ärenden och verksamhet. Vi raderar ditt e-postmeddelande när uppgifterna är införda i vårt system.

Dina rättigheter samt kontakt

Rätt att återkalla samtycke

I de fall behandlingen av dina personuppgifter baseras på ditt samtycke har du rätt att närsomhelst återkalla detta genom att kontakta oss. Vi har dock rätt att ha kvar dem så länge som du är medlem hos oss, men du kan ”glömmas” i vårt register för utskick m.m.

Rätt till tillgång

Du har rätt att få en kopia på de personuppgifter som vi har om dig.

Rätt till rättelse, radering, begränsning samt rätt att invända mot behandling

Vi vill säkerställa att de personuppgifter vi har om dig är korrekta och uppdaterade. Om någon information vi har är felaktig ber vi dig vänligen att informera oss om detta. Du kan närsomhelst begära att få dina personuppgifter rättade.

Du har rätt att få dina personuppgifter raderade när du inte längre är vill vara medlem hos Öfk.

Du har även rätt att under vissa förutsättningar begära begränsning av behandlingen av dina personuppgifter samt när som helst invända mot behandlingen av dina personuppgifter om den rättsliga grunden för behandlingen utgörs av ett allmänintresse eller en intresseavvägning.